Une société doit, chaque année et à chaque étape de sa vie, respecter des formalités précises : approbation des comptes, dépôt au greffe, tenue des registres, déclaration des bénéficiaires effectifs, modifications statutaires. Whitefield assure le secrétariat juridique des SAS, SASU, SARL, EURL, holdings et sociétés d'exercice libéral, pour permettre à leurs dirigeants de se concentrer sur leur activité.

Qu'est-ce que le secrétariat juridique d'une société ?

Le secrétariat juridique regroupe l'ensemble des actes qui assurent la régularité de la vie de la société : préparation et tenue des assemblées ou des décisions des associés, rédaction des procès-verbaux et des rapports, tenue des registres obligatoires et accomplissement des formalités auprès du greffe. Une société dont le secrétariat juridique est tenu à jour peut, à tout moment, justifier de sa situation auprès d'une banque, d'un investisseur, d'un acquéreur ou de l'administration.

Quelles sont les obligations annuelles d'une société ?

  • Approbation des comptes dans les six mois de la clôture : dans la SARL, le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels sont soumis aux associés réunis en assemblée dans ce délai, sauf prolongation par décision de justice (article L. 223-26 du Code de commerce). Dans la SASU, l'associé unique approuve les comptes dans le même délai (article L. 227-9 du Code de commerce) ; dans la SAS pluripersonnelle, les statuts organisent la décision collective des associés.
  • Dépôt des comptes au greffe : les comptes annuels et la décision d'affectation du résultat sont déposés dans le mois suivant leur approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique (articles L. 232-22 du Code de commerce pour les SARL et L. 232-23 pour les sociétés par actions).
  • Confidentialité des comptes : selon leur taille, les sociétés peuvent demander que leurs comptes, ou leur compte de résultat, ne soient pas rendus publics (article L. 232-25 du Code de commerce). Nous vérifions l'éligibilité de la société et formulons la demande lors du dépôt.
  • Conventions réglementées : dans la SAS, les conventions conclues avec le président, un dirigeant ou un actionnaire détenant plus de 10 % des droits de vote font l'objet d'un rapport présenté aux associés (article L. 227-10 du Code de commerce).
  • Tenue des registres : registre des décisions, registre des mouvements de titres et feuilles de présence, conservés de manière à pouvoir être produits à tout moment.

Que risque une société qui ne respecte pas ces échéances ?

À défaut de réunion de l'assemblée dans le délai légal, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal en référé pour enjoindre au gérant, le cas échéant sous astreinte, de la convoquer (article L. 223-26 du Code de commerce). De même, le dirigeant qui ne dépose pas les actes requis au registre du commerce et des sociétés peut se voir enjoindre, sous astreinte, d'y procéder (article L. 123-5-1 du Code de commerce). Au-delà de ces procédures, un secrétariat juridique incomplet retarde les opérations importantes : levée de fonds, cession de titres, financement bancaire ou audit d'acquisition.

Quelles opérations en cours de vie sociale ?

Nous préparons les décisions et accomplissons les formalités, auprès du guichet unique électronique des formalités d'entreprises, pour :

  • le transfert du siège social, la modification de la dénomination ou de l'objet social ;
  • la nomination, le renouvellement ou la révocation des dirigeants ;
  • les augmentations et réductions de capital ;
  • les cessions de parts sociales ou d'actions et la mise à jour des registres ;
  • la déclaration et la mise à jour des informations relatives aux bénéficiaires effectifs (article L. 561-46 du Code monétaire et financier) ;
  • la transformation, la dissolution et la liquidation amiable de la société.

Comment Whitefield organise-t-il votre secrétariat juridique ?

  • Audit initial : revue des statuts, des registres et des derniers dépôts, avec la liste des régularisations éventuelles.
  • Calendrier annuel : rappel des échéances, préparation des rapports, procès-verbaux ou décisions, puis dépôt des comptes.
  • Formalités : rédaction des actes, publication des annonces légales et suivi jusqu'à l'inscription au registre.
  • Formule : accompagnement annuel ou intervention ponctuelle, selon une lettre de mission établie à l'avance.

Ce secrétariat s'inscrit dans notre pratique du droit des sociétés. Il s'adresse aux sociétés nouvellement créées (voir notre page création de société), aux holdings et aux sociétés qui préparent une levée de fonds ou une cession.

Pourquoi confier son secrétariat juridique à un avocat ?

L'avocat est tenu au secret professionnel et couvert par une assurance de responsabilité civile professionnelle. Il peut également conseiller la société lorsqu'une formalité courante soulève une question de fond : clause d'agrément, pacte d'associés, rémunération des dirigeants ou conflit entre associés.

Contactez-nous pour un audit de votre secrétariat juridique ou la mise en place d'un suivi annuel.